在excel2010中数据有效性的应用

作者:课课家教育更新于： 2016-06-21 18:52:37

　　在Excel表格录入数据中过程中出错那是正常的事情，往往在数据的录入中不小心录入错的数据，比如有时候在录入身份证信息中，超出规定的范围后将会显示无效的数据，这些情况其实我们只要设置了数据的有效性后，就可以很好的避免出错了，本文将为大家举2个简单的例子，在excel2010中如何熟练的使用数据的有效性。如果你刚好也是在使用excel2010可以进来看看喔！

　　例子1.把重复数据拒绝输入

　　我们使用的身份证号码、工作证编号等个人ID都是唯一的，是不允许重复，如果这些数据重复的输入，是没有作用的，因此我们可以通过设置Excel2010的数据有效性，不允许重复数据的输入，这样将会更加便捷的输入数据。避免重复累赘！

　　我们的操作步骤是：

　　1.打开Excel2010，切换到“数据”功能区，选中需要录入数据的列(比如这里的：A列)，单击数据有效性按钮，弹出“数据有效性”窗口

　　2.迅速切换到“设置”选项卡，选择“允许”下拉框，选择“自定义”，在“公式”栏中输入“=countif(a:a,a1)=1”(注意不含双引号，在英文半角状态下输入)。

　　3.再切换到“出错警告”选项卡，选择出错警告信息的样式，填写标题和错误信息，最后单击“确定”按钮，这样便已经完成数据有效性设置。

　　4.设置完成后，那么用户在A列中输入身份证等信息，如果用户输入的信息是重复的，那么Excel将会立刻弹出刚才我们设置的错误警告，这样会提示我们输入有误

　　单击“否”的按钮之后，将关闭提示消息框，重新输入正确的数据，这样将会避免信息的重复输入了

　　例子2.如何快速查出无效数据

　　在使用excel输入数据的时候，有些数据是超出我们设定的范围的，比如在接下来的例子中以百分制记分的考试成绩必须是0—100之间的某个数据，超出范围内将会是无效数据，如果人工的去查找，要找到那是一件非常困难的事情，聪明的你马上可以想到可以使用Excel2010的数据有效性，快速的查找出无效的数据。

　　首先用Excel2010打开一份需要进行审核的Excel表格，选中需要审核的区域，切换到“数据”功能区，单击数据有效性按钮，弹出数据有效性窗口，切换到“设置”选项卡，打开“允许”下拉框，选择“小数”，打开“数据”下拉框，选择“介于”，最小值设为0，最大值设为100，单击“确定”按钮，设置如下图所示：

　　当你设置好数据有效性的一系列的规则之后，然后再单击“数据”功能区，数据有效性按钮右侧的“▼”，从下拉菜单中选择“圈释无效数据”，表格中所有无效数据被一个红色的椭圆形圈释出来，那么这样，错误的信息将会被圈出来，让你马上就可以看到哪些数据是错误的！

　　结语：数据的有效性在本文中的案例真的是算冰山一角，还有很多的功能我们暂时是还没有发掘出来的，这需要我们在日常的操作使用中慢慢的去发现数据有效性的强大功能。