如何解决在Access和Excel之间选择的关键问题

作者:课课家教育更新于： 2016-09-08 16:24:11

　　同样都是数据统计的热门操作软件,相信很多的小伙伴都曾在使用Access还是Excel之间烦恼,小编表示这非常可以理解,因为这个问题也困扰过小编一段时间,经小编亲身体验,由于都主要用于存储数据,所以在表面上，这两个程序看起来很相似，但其实两个软件还是有差别的.

　　当小伙伴们在该选择哪一个软件之前,小编需要大家回答一个问题：您需要将数据组织成关系数据结构还是平面数据结构？这时候,有很多小伙伴连数据的结构都不太清楚,其实确定结构并不难，后续各节将介绍每种数据结构类型，并说明如何在这两种类型之间选择,大家认真学习就会知道如何做了.

　　首先我们需要知道的一个核心问题是:Access是为处理关系数据而设计的，而Excel最适于平面数据结构。

　　我们可以将通过关系数据结构将信息划分为逻辑块，并将每个块放在单独的表中。举个例子，一般的销售数据库都是将客户相关信息（他们的姓名、地址和其他重要事实）放在一个表中，将客户购买相关信息放在另一个表中。经过试验,小编发现按这种方式组织数据可让数据功能强大。

　　接下来我们要了解关系数据结构具有的许多优点,知己知彼才能百战百胜,记住数据结构的优点我们才能正确选择出适合我们的软件.

　　第一个,我们可以通过关系数据结构来回答重要的业务问题，举个例子,我们需要统计上周购买产品最多（或最少）的人员。此外，使用单独的表，您可以更轻松地管理数据，因为每个表只包含部分信息。最后，关系结构帮助保持信息准确，因为您可以防止用户在错误的表中输入数据。

　　根据以上的观点,平面数据结构是与关系数据结构相反，与其他数据无关的简单列表。举个例子，杂货列表是一个平面文件，您的亲朋好友列表也是一个平面文件。所以,只要我们需要登记的信息量不大，平面数据结构很容易创建，也很容易维护。

　　经过总结,一般来说简单列表在Excel中非常适宜。然而在事实上，Excel是为创建和维护平面文件而设计的。所以大家对于这两个软件是不是有了较深入的了解了呢?

　　在这里我们需要注意的是，关系结构中的每个表也是平面文件。例如，在典型的销售数据库中，一个表包含客户列表，另一个表包含订单列表。结构类型之间的唯一真正差异是：对于平面文件，您不需要将一个列表中的数据与另一列表中的数据相关。每个列表自身也非常有用。

　　理解了什么关系结构后,我们接下来就要判断是否需要关系结构,根据以下的几个问题大家就能判断出来了.

　　首先,大家要确定我们是否有许多重复数据？举个例子,我们是否需要不断输入城市或省份的名称？假如需要的话，我们可以将这些重复数据放在另一个表中，并创建关系结构。目的是节省时间和工作量，因为不必在每次创建新记录时重新输入相同信息。

　　接下来,我们要了解是否想要跟踪操作或活动？举个例子,我们是否想要跟踪销售或客户投诉？每当您需要跟踪操作时，关系数据结构通常最为适宜。假如我们不需要跟踪操作或者数据量较小，并不介意查看重复信息的情况下，大家可以选择使用平面结构。

　　注意:虽然数据结构很重要，但是它们并不是选择Access或Excel的唯一理由。

　　以下还有一些问题可以帮助我们在这两个程序之间进行选择：

　　首先我们要确定我们是需要存储和管理数据，还是需要分析数据？如果存储是主要目标，请使用Access；如果要进行分析，请使用Excel。

　　接下来,我们要判断是否有很多数据,假如Excel工作表太大，难以使用的情况下,即使您有平面数据，Access也可以让您的信息更易于查找。

　　最后我们需要判断数据主要是文本还是数字？一般Access可以在单个数据库中存储大量文本，可达2GB，而Excel是为存储数字并对这些数字执行复杂计算而设计的。

　　为了让大家更加清楚了解,选择最适合自己的软件,小编还为打开整理了一些使用Access的理由：

　　我们的工作是否需要帮助用户输入数据？例如，有些用户在单元格网格中输入数据时感到困难。使用Access，您可以通过以下方式解决该问题：创建数据输入窗体，使准确地输入数据更容易。

　　工作中的用户是否需要报表？使用Access，您可以创建用户随时可以运行的报表。

　　当然,在我们需要让多个用户同时处理数据的情况下，Access也是更好的选择。多个用户可以处理相同数据，因为当某个用户更改某个记录时，Access仅会锁定该记录。您可以与多个用户共享Excel工作簿，但是当用户在不同的时间更改Excel中的数据时，该过程最为适宜。

　　遇到需要连接到多个数据源并且需要直接在这些数据源中编辑数据的情况，则Access是最佳选择。您可以使用Excel查看外部数据，但不能更改该数据。

　　那么我们在什么情况下适合使用Excel呢？当然是处理数字的时候！利用EXCEL,我们可以运行复杂的假设分析模型和成本效益分析，而在Access中我们则无法实现。

　　对于是否需要数据透视表这个问题？小编认为数据透视表是指您可以在其中旋转行和列并查看不同的数据汇总的交互式表。通过Excel，您可以更轻松地处理数据透视表以及基于这些表的数据透视图。所以小编的选择是EXCEL.

　　那么我们是否需要使用图表或数据条直观地传达信息？答案是需要的,而且Excel是理想工具。

　　到最后,小编想要传达的一个理念是:并不是所有人都有Access，而且不是所有人都知道如何使用它。您的同事可能更喜欢Excel。大家根据个人习惯选择也是一种选择.

　　以上就是小编整理的一大堆的使用Access或Excel的理由,希望能帮助大家更加了解ACCESS和EXCEL的具体功能,从而选择到更适合自己的软件,帮助大家提高工作的效率,能给大家带来有用的知识是课课家最大的心愿,希望本文对大家有所帮助!