众所周知word和Access作为微软公司Office软件包的一个组成部分有着密切的联系,那么我们如何将两者结合起来灵活的使用呢?为此在本文中课课家笔者就此向大家展开详细的介绍,希望大家在阅读完本篇文章后能够学会word和Access的联动使用方法。
◎Word利用Access数据
下面是Word利用Access数据的方法介绍:
● 【在原有word文档中插入Access表或查询的内容】
①第一步我们在Word文档中选定要插入表或查询的位置;
②第二步我们寻视图”中的“工具栏”,然后点击“数据库”,显示“数据库”工具栏并单击“插入数据库”按钮;
③第三步我们在弹出的“数据库”窗口中单击“获取数据”按钮,在“打开数据源”的“文件类型”中选择“MSaccess数据库”。在“文件名”框中输入所需Access数据库的名称,然后单击“打开”按钮;
④第四步我们单击“表格”或“查询”,然后选择所需表格或查询,最后单击“确定”按钮;
⑤第五步如果我们要选定记录、域或二者的子集并将它们包含在Word表格中,我们可以通过单击“查询选项”按钮选好所需选项,再单击“确定”按钮就可以了;
⑥第六步如果我们要自定义Word的表格形式,我们可以通过单击“表格自动套用格式”按钮选定所需选项后单击“确定”按钮就可以了;
⑦第七步我们单击“插入数据”按钮,在“插入记录”下选定希望包括在Word表格中的记录;
⑧最后一步如果我们希望源数据改变时可更新Word表格中的数据,我们可以通过再选中“将数据作为域插入”复选框并单击“确定”就可以了。
● 【将Access数据输出到Word文档中】
①第一步我们在Access中打开所需数据库,然后打开数据库对象:表、查询、窗体或报表;
②第二步我们选定所需输出数据的行和列;
③第三步我们单击“文件”菜单中的“另存为/导出”命令;
④第四步我们选择“另存为一个外部文件或数据库”选项,然后单击“确定”按钮;
⑤第五步我们在“保存类型”框中为输出数据选择格式:如果要创建保持原有数据格式的文档,我们单击“RTF格式”;如果要创建普通的文本文件作为邮件合并数据源使用,我们单击“Microsoft Word合并文件”按钮;
⑥第六步我们在“文件名”框中指定新文档的文件名称;
⑦第七步如果我们以RTF格式保存文档且希望马上启动Word打开此文档,我们可以通过选中“自动启动”复选框来实现;
⑧第八步如果我们要选定指定的数据行列,则要选中“选择”选项;
⑨最后一步我们单击“导出”命令完成输出。
◎Access导入Word文本文件
下面是Access导入Word文本文件的方法介绍:
①第一步我们在Word中将文件另存为用逗号分隔或用制表符分隔的文本文件;
②第二步我们切换到Access,然后打开新的或已有的数据库;
③第三步我们单击“数据库”窗口的“表”选项卡;
④第四步我们指向“文件”菜单中的“获取外部数据”命令,然后单击“导入”;
⑤第五步我们单击“文件类型”框中的“文本文件”命令;
⑥第六步我们在“文件名”框中输入要导入的文本文件的名称;
⑦第七步我们单击“导入”命令;
⑧第八步我们根据“导入文本向导”对话框中的指导进行操作。
如果我们要查看更多的选项或修改指导项(比如域分隔符),我们则可以通过单击第一个向导对话框中的“高级”命令来实现。如果要保存指定项以便下次导入相似的文本文件时可用它们,我们可以通过单击“另存为”命令来实现。
以上就是Access和Word的数据联动的方法介绍,笔者相信大家对此都有一个基本的了解了吧。那么本次的轻松学会Access和Word的数据联动的讲解到此就暂告一段落,如果以后有什么相关的内容继续进行补充或者修改的话,笔者会在此继续进行相关的内容的补充或者修改的工作,同时也欢迎大家对本次的讲解提出自己的建议和补充。最后笔者希望本次的讲解对大家学习Access能够起到一定的帮助作用!
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